10 dicas úteis para melhorar o seu controle de estoque

controle de estoque

Um controle de estoque bem-feito é essencial para evitar desperdícios com acúmulo ou escassez de produtos.

Para realizar isso, é preciso muita organização, técnica e ferramentas adequadas para o trabalho.

O objetivo do controle de estoque é informar com clareza e precisão as quantidades de cada item existente na empresa — das matérias-primas aos produtos finais. Quando ele não é realizado de forma eficaz, podem acontecer os chamados furos no estoque: as quantidades reais de um determinado item não batem com aquilo registrado no sistema.

Para este artigo, selecionamos 10 técnicas essenciais para melhorar o controle de estoque de qualquer tipo de empresa. Conheça as dicas!

1- Registre todas as entradas e saídas em um sistema informatizado

Vale a pena começar com uma recomendação do mínimo que se espera na gestão de estoques: registre todos os objetos que entram e saem da empresa, sem exceção, e utilize um sistema informatizado para isso.

Fazer o registro de estoque em uma planilha simples é um convite ao erro humano, especialmente se a empresa insistir em utilizar um documento de papel. Mas, mesmo uma planilha eletrônica é uma ferramenta inadequada para essa tarefa.

Hoje, existem sistemas informatizados especializados na gestão de estoque, que conseguem organizar todos os detalhes de cada produto da melhor forma possível, facilitando essa gestão e minimizando falhas. Além disso, esses sistemas contam com funcionalidades práticas, como alertas para a validade de itens perecíveis ou automatização de regras de estoque, como “primeiro que entra, primeiro que sai” (PEPS).

Para garantir que todas entradas e saídas estão sendo registradas, estruture os processos e defina procedimentos para essas atividades. Reforce-os em treinamentos com o time e também com a comunicação interna, evitando os furtos no estoque.

2- Compre na medida certa e trabalhe com um estoque reduzido

Um estoque pequeno é bem mais fácil de ser organizado do que um grande. Na chamada manufatura enxuta, metodologia que nasceu a partir do Toyotismo, isso é feito com base no sistema puxado — ou pull. No sistema puxado, em vez de os produtos de uma empresa serem “empurrados” pelos processos até chegarem na ponta final, a lógica é a de uma demanda que “puxa” a linha de produção.

Com essa visão, um setor produtivo só vai requisitar a compra de uma matéria-prima se isso fizer sentido, de acordo com a demanda do produto final. Naturalmente, essa demanda precisa ser antecipada pelos setores de marketing e vendas, para evitar que o cliente exija um produto e ele ainda precise ser produzido.

Com a filosofia do sistema puxado, a empresa passa a trabalhar com estoques menores, tanto de matérias-primas quanto de produtos finais. E as vantagens disso são que o gerenciamento desse estoque se torna mais simples, o espaço físico necessário passa a ser menor e os custos com desperdícios são reduzidos.

Em algumas situações pode ser preciso fazer um estoque maior, seja como preparação para algo sazonal que exige uma disponibilidade maior de produtos, seja porque surgiu uma oportunidade imperdível de compra de matérias-primas. Mas a ideia é que, com um planejamento alinhado com os outros setores, o estoque seja sempre o mais enxuto possível.

Uma recomendação para quem quer ter um estoque enxuto é manter uma relação estreita com os fornecedores, facilitando assim a velocidade de obtenção de matérias-primas e evitando a escassez delas.

3- Padronize as descrições de itens no sistema

Tenha um padrão bem claro de cada item no sistema e evite confusões sobre o que está e o que não está em estoque. Para isso, utilize um formato de ficha de controle de produtos que seja esclarecedor, completo, objetivo e eficaz.

O objetivo principal de uma ficha de controle de um produto é saber o que ele é exatamente, sem precisar ir fisicamente ao estoque ver com os próprios olhos. Nessa ficha de controle, também constarão informações de data de entrada e saída desse produto e todas as movimentações dele na empresa.

Cada produto é único, mas é fundamental que exista um padrão na ficha de controle para simplificar toda a operação do estoque. Naturalmente, a melhor forma de fazer isso é com um sistema informatizado.

4- Automatize parte do controle de estoque

Utilize a tecnologia para automatizar algumas das tarefas mais repetitivas e burocráticas do controle de estoque. Para aumentar a velocidade dos processos nesse setor e ter mais precisão neles, empregue um sistema informatizado que consiga assumir parte das responsabilidades dos colaboradores.

A automatização traz muitas vantagens quando aplicada na gestão de estoques: softwares não se cansam nem cometem erros por distração. Além disso, são bem mais rápidos e podem liberar a equipe para a realização de outras tarefas, mais decisivas para o crescimento do negócio.

Ao contrário do que alguns leigos podem imaginar, o controle de estoque é muito mais do que tarefas burocráticas: a prioridade aqui é o planejamento, a técnica de acomodação e a elaboração de padrões para os produtos.

Atividades repetitivas, como o cadastro de produtos e a verificação constante deles, tomam muito tempo da equipe. Com a automatização de parte do controle do estoque, esse setor se torna mais eficiente, preciso e potencialmente mais barato.

5- Estabeleça inspeções periódicas do estoque

Mesmo com todas as outras dicas acima sendo seguidas à risca, falhas no processo podem acontecer. Em um momento de distração, um produto pode entrar sem ser devidamente cadastrado e esquecido no estoque. Da mesma forma, uma matéria-prima perecível pode ter sido acomodada de forma incorreta e ter vencido antes do prazo ou, ainda, um item pode ter sido cadastrado como outro visualmente similar, causando furos no estoque.

Para detectar todas essas falhas antes que elas se tornem problemas reais na operação, é recomendável estabelecer uma rotina de inspeções periódicas do estoque. Elas podem ser semestrais, mensais ou até diárias, dependendo do tipo de produto armazenado e dos riscos envolvidos.

Estabeleça uma rotina e um método para essa inspeção periódica dos estoques que se encaixe nas necessidades da empresa. E, além de encontrar e corrigir erros, aproveite essa oportunidade para investigar por que essas falhas acontecem e aprimore os processos que levam a elas.

6- Tenha um programa de diminuição de perdas

As perdas de produtos no estoque são situações comuns, mas que podem e devem ser combatidas. Isso pode ser feito com a criação de um programa de diminuição de perdas. Para tal, é preciso realizar algumas medidas, como:

– Usar um sistema de gestão integrada;

– Acompanhar o volume de compras;

– Receber as mercadorias com cuidado;

– Estar atento à data de validade;

– Ter regras fixas de gestão de estoque;

– Criar indicadores de controle e resultado;

– Realizar um inventário do estoque.

Com essas ações, você já tem os elementos necessários para criar um programa de diminuição de perdas. É possível ainda acrescentar outras ações, como fazer liquidações sempre que preciso, já que é melhor vender um produto por um preço menor do que correr o risco de perdê-lo.

7- Valorize a segurança na hora de fechar contratos

Ter segurança na hora de fechar contratos — especialmente aqueles que exigem pronta-entrega — é essencial e favorece o controle de estoque. Portanto, é necessário que haja uma troca de informações rápidas entre o setor comercial e os responsáveis pelo controle de estoque.

Um software de gestão integrada é um ótimo recurso para facilitar essa ação. Imagine o quão ruim seria para a sua empresa ter que cancelar pedidos por averiguar que determinados produtos vendidos não constam mais no estoque?

Vale lembrar que isso pode (e deve) ser feito inclusive nas lojas virtuais, seja pelo uso das tradicionais planilhas, seja por meio de ferramentas de controle de estoque. Esse último quesito é um critério fundamental na hora de contratar uma plataforma de e-commerce.

Ela é extremamente útil para fazer a gestão das suas vendas, seja em curto, médio ou longo prazo, o que torna o custo-benefício desse tipo de ferramenta bem interessante. Ter esses mecanismos de segurança vai facilitar o fechamento de contratos de pronta-entrega sem que eles se tornem uma grande dor de cabeça para a sua empresa.

8- Utilize boas práticas de separação

Ter boas práticas de separação facilita muito o controle de estoque. Veja algumas das principais a seguir.

Padronizar os itens

Padronizar os itens favorece a separação por gerar eficiência na organização. É um mecanismo capaz de reduzir as falhas e evitar que o mesmo trabalho tenha que ser feito novamente. Junto a isso, também favorece a produtividade e a redução de custos.

É importante destacar que padronizar não significa tornar o processo menos flexível. O principal intuito da padronização é otimizar o processo, e não torná-lo algo “engessado”.

Criar um espaço inteligente

Ter um espaço adequado é indispensável para permitir boas práticas de separação. E, quando falamos em um espaço adequado, nem sempre nos referimos a tamanho, mas sim ao uso inteligente do espaço disponível.

Essa inteligência na separação exige algumas práticas, como priorizar a acessibilidade às mercadorias, principalmente, em relação às portas de entrada e saída dos produtos. Os equipamentos utilizados no estoque também devem ser adquiridos de forma a não ocuparem muito espaço, desde que isso não comprometa a qualidade do uso deles.

Levar em conta as características

Levar em conta as características dos produtos é uma prática essencial para fazer um bom processo de separação. Há produtos que exigem um ambiente específico, como é o caso dos perecíveis. O mesmo vale para produtos que apresentam algum risco de manuseio.

Já o restante pode ser separado conforme o tamanho, forma e até mesmo com base no seu histórico de vendas. Produtos que vendem mais devem estar localizados de forma acessível.

Separar por tamanho

Conforme mencionamos, separar com base no tamanho é uma boa prática. Isso evita o desperdício ou mau uso do espaço, como ao armazenar produtos menores em um grande espaço e colocar produtos grandes em um local de pequenas dimensões.

Os próprios equipamentos de suporte à estocagem, como as prateleiras, devem ser adquiridos e utilizados de forma a permitir essa organização.

Separar por similaridade

Separar produtos por similaridade também é uma prática bastante recomendada. Produtos que foram entregues por um mesmo fornecedor devem ser recebidos e também enviados juntos, sempre que isso for possível.

Colocar os produtos similares na mesma área de armazenagem possibilita um gasto menor de tempo para coleta e expedição, criando uma melhor experiência de entrega.

Focar a integridade

O cuidado com a conservação também precisa ser valorizado em um bom controle de estoque. Algumas práticas mencionadas, como a separação por tamanho e similaridade, favorecem isso. Outras, como controle da luz e temperatura, são igualmente importantes. Como precaução, é necessário fazer inspeções periódicas para avaliar o estado dos produtos.

9- Previna roubos e desvios

Prevenir roubos e desvios é uma medida crucial não só para o controle de estoque, mas também para evitar perdas financeiras. Inspecionar as cargas quando chegam e ter câmeras no estoque são ações que ajudam bastante nesse sentido.

Um bom sistema de gestão de estoque facilita o controle e, assim, minimiza as chances de acontecerem roubos e desvios. Outra medida é evitar ter um grande estoque de determinados produtos sem ter a certeza de que eles vão gerar um bom volume de vendas, correndo o risco de ficarem “jogados” e dando chances para que alguma situação negativa aconteça.

10- Reabasteça de forma inteligente

Reabastecer o estoque de forma inteligente traz muitos benefícios. Os principais são uma gestão melhor dos custos e também evitar compras erradas. Produtos sazonais, ou seja, que vendem mais em um determinado período, devem ser adquiridos de forma inteligente e reabastecidos com base na demanda existente.

Por outro lado, é ruim ter falta de produtos e, com isso, perder vendas. Logo, dar prioridade à compra dos produtos mais populares é uma boa forma de evitar que isso aconteça. Essas medidas vão favorecer inclusive o trabalho dos operadores, já que a criação de uma rotina similar possibilita um melhor gerenciamento e, quando surgirem as novidades (chegada de novos produtos), esse processo não vai se tornar um problema.

Estudar o comportamento do consumidor também contribui para que esse reabastecimento inteligente aconteça, já que saber os tipos de produtos que mais despertam o interesse funciona até mesmo como uma vantagem competitiva. Ter produtos à pronta-entrega que os concorrentes não têm é um exemplo bastante claro dessa importância.

Com esse vasto panorama apresentado, você tem agora todas as ferramentas necessárias para fazer um controle de estoque eficiente e maximizar os seus resultados.

Que tal conhecer as melhores soluções para e-commerce? Com certeza, uma delas vai ser bastante útil para a sua empresa. É simples, basta entrar em contato conosco e nos falar mais sobre o seu projeto!

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